Odpověď hned: Záznam o provedeném školení požární ochrany musí podle § 36 odst. 1 vyhlášky č. 246/2001 Sb. obsahovat osm položek: název organizace, datum, náplň, způsob ověření znalostí, dobu trvání, seznam zaměstnanců i jména školitelů s podpisy a s prohlášením o oprávněnosti. Podpisy se ale nevyžadují, je-li záznam vyhotoven v elektronickém systému, který vede záznamy systematicky a posloupně, chrání je proti změnám a obsahuje průkaznou informaci o účasti školitele i proškolených osob (§ 36 odst. 3). Citujeme znění účinné od 1. 1. 2026, aktuální ověřte v e-Sbírce.
Školení proběhlo: čtyřicet minut, dvanáct lidí, jeden dotaz. Za rok se někdo zeptá na doklad a z celé akce zůstala pozvánka v kalendáři.
O tom, jak často školit, píše náš sesterský web pro požární ochranu v článku Školení požární ochrany zaměstnanců. Tady jde o doklad: co v něm musí být a kdy obstojí i elektronický záznam bez jediného podpisu.
Dokumentace o školení má dvě části, ne jednu
První věta § 36 odst. 1 vyhlášky č. 246/2001 Sb., o požární prevenci, rozhoduje o polovině nálezů: dokumentaci o provedeném školení tvoří tematický plán a časový rozvrh školení a záznam o provedeném školení. Plán vzniká dopředu — podle § 26 odst. 1 jím rozsah a obsah školení určuje právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba. Záznam vzniká po školení a dokládá, že se odučilo to, co plán předepsal. Oba jsou samostatným druhem dokumentace požární ochrany: § 27 odst. 1 písm. i) jmenuje tematický plán a časový rozvrh, písmeno j) dokumentaci o školení.
Prezenční listina tedy sama dokumentací o školení není: doloží, kdo přišel, ne co se probíralo a podle čeho.
Co musí být v záznamu o provedeném školení
Výčet v § 36 odst. 1 je konkrétní a každá položka se v evidenci chová jinak.
| Položka podle § 36 odst. 1 | Co to znamená v evidenci |
|---|---|
| Název právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby | Školí konkrétní původce; u skupin firem a agenturních lidí to není formalita. |
| Datum | Odpočítává se od něj další termín — datum akce, ne dopsání záznamu. |
| Náplň školení | Vazba na tematický plán; „školení PO" je prázdný řádek. |
| Způsob ověření získaných znalostí, popřípadě doklad o tomto ověření | Test, pohovor, ukázka — u e-learningu dohledatelný výsledek, ne fajfka v cizí aplikaci. |
| Doba trvání školení | V tabulkách chybí nejčastěji — nikdo ho nesledoval. |
| Seznam zaměstnanců s podpisy proškolených osob | Evidenční jednotkou je osoba, ne akce; „proškoleno 12 osob" není seznam. |
| Jména a podpisy osob, které školení provedly | Školitel dohledatelný i po skončení smlouvy s dodavatelem. |
| Prohlášení o oprávněnosti k provedení školení podle § 16a zákona | Nejpřehlíženější položka; bez ní je záznam neúplný. |
Pro nastavení systému z toho plyne jediné: záznam je per osoba, ne per akce. Jinak nejde odpovědět na otázku „kdy byl tenhle zaměstnanec proškolen".
Kdy stačí elektronický záznam bez podpisů
Podle § 36 odst. 3 se podpis školitele ani proškolených osob nevyžaduje, je-li záznam vyhotoven v elektronickém systému, který zabezpečuje, že:
- záznamy jsou prováděny systematicky a posloupně,
- záznamy jsou chráněny proti změnám,
- jejich součástí je průkazná informace o účasti jak školitele, tak proškolených osob.
Vyhláška nepožaduje podpis, ale průkaznost.
Systematicky a posloupně znamená jednu řadu záznamů podle toho, jak se školení konala, ne sadu souborů doplňovanou zpětně. Exportované PDF na sdíleném disku to nesplní: řadu tvoří název souboru a ten se dá přepsat.
Ochrana proti změnám se pozná na dodatečném zásahu — systém ho buď neumožní, nebo zachytí tak, že je dohledatelné, kdo co a kdy změnil. Přepsaná buňka ve sdílené tabulce po sobě nenechá nic. Jak má stopa vypadat, rozebírá Auditní log v evidenci.
Průkazná informace o účasti se týká obou stran. Zápis „proškoleno" od administrativní podpory je tvrzení o účasti, ne informace o ní. U e-learningu ji tvoří záznam o průchodu uživatele a výsledek ověření, u prezenčního školení evidence potvrzená tím, kdo školil.
Vyhláška přitom pro tenhle odstavec nezavádí certifikaci ani seznam schválených systémů. Nikdo vám „splnění § 36 odst. 3" nevystaví jako odznak — prokazuje ho původce dokumentace tím, jak záznamy vede. Proto netvrdíme, že to InvoAIM splní za vás.
Kdy se školení opakuje a kde naopak žádné číslo není
Periodicita patří do evidence jako spouštěč dalšího termínu. Sloupec „čím se platnost prokáže" by byl u všech řádků stejný — záznam podle § 36 odst. 1.
| Druh školení nebo odborné přípravy | Kdy se provádí | Jak často se opakuje |
|---|---|---|
| Školení zaměstnanců o PO | při nástupu a při každé změně pracoviště nebo pracovního zařazení (§ 23 odst. 2) | nejméně jednou za 2 roky |
| Školení vedoucích zaměstnanců o PO | při nástupu do funkce (§ 23 odst. 3) | nejméně jednou za 3 roky |
| Osoby pověřené zabezpečováním PO v době sníženého provozu a v mimopracovní době | před zahájením činnosti (§ 23 odst. 4) | nejméně jednou za rok |
| Odborná příprava preventivních požárních hlídek | u opakujících se činností (§ 24 odst. 2) | nejméně jednou za rok |
| Odborná příprava preventistů PO | před zahájením činnosti (§ 25 odst. 1) | nejméně jednou za rok |
| Školení BOZP | při nástupu, při změně pracovního zařazení nebo druhu práce, při zavedení nové technologie a v případech s podstatným vlivem na BOZP (§ 103 odst. 2 zákoníku práce) | četnost určuje zaměstnavatel; opakovat se musí, vyžaduje-li to povaha rizika a jeho závažnost (§ 103 odst. 3) |
Poslední řádek vyvrací nejrozšířenější mýtus v oboru: zákon č. 262/2006 Sb. žádné „školení BOZP jednou za dva roky" nestanoví. Podle § 103 odst. 3 určuje obsah i četnost školení, způsob ověřování znalostí i vedení dokumentace zaměstnavatel. Termín se tedy neopisuje z internetu, musí vyjít z vyhodnocených rizik — a totéž platí pro školení první pomoci nebo řidičů používajících vozidlo k výkonu práce (jak se k číslu dobrat, rozebírá sohe.cz). Do evidence si odnesete jediné: u druhů bez předepsané lhůty se vedle termínu zapisuje i čím je odůvodněný.
Kdo školení smí provést a proč to patří do záznamu
Zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, v § 16 odst. 2 rozděluje školení zvlášť pro vedoucí a zvlášť pro ostatní zaměstnance; lhůty stanoví prováděcí předpis. Podle § 16 odst. 4 provádí školení vedoucích zaměstnanců a odbornou přípravu preventistů PO odborně způsobilá osoba nebo technik požární ochrany, školení ostatních zaměstnanců proškolený vedoucí zaměstnanec nebo preventista PO, a to u činností vymezených v § 4 odst. 2 zákona.
Vedoucí přitom smí školit svůj tým teprve tehdy, je-li sám proškolen; propadne-li mu platnost, zpochybní se i školení, která mezitím vedl. V evidenci proto nemá jednu lhůtu, ale dvě role.
Jak doklad vypadá při kontrole
Obsah záznamu není celá povinnost — pro dokumentaci požární ochrany platí i § 40:
- odst. 2 — součástí je datum zpracování nebo provedení záznamu a jméno a odborná způsobilost zpracovatele;
- odst. 4 — dokumentace se kontroluje nejméně jednou za rok nebo po každé změně, která měla vliv na její obsah;
- odst. 9 — ukládá se tak, aby byla dostupná zaměstnancům, jichž se týká, i orgánům státního požárního dozoru a aby bylo možno prokázat plnění povinností stanovených zákonem.
Odstavec 9 je důvod, proč nestačí šanon u vedoucího provozu, a roční kontrola podle odstavce 4 je vlastní termín v kalendáři (Upozornění na termíny). Stejnou logiku u ostatních dokladů požární ochrany rozebírá Evidence kontrol hasicích přístrojů.
Kontrola nepostupuje podle názvů vašich složek, ale podle logiky předpisu:
- Tematický plán a časový rozvrh — existuje a odpovídá druhům školení, které potřebujete.
- Záznam o školení — má všech osm položek § 36 odst. 1 a sedí s plánem v náplni i rozsahu.
- Osoba — u vybraného zaměstnance datum, náplň, ověření znalostí a školitel. Na tohle odpovídá evidence vedená po akcích nejhůř.
- Oprávněnost školitele — prohlášení v záznamu a podklad k němu.
U elektronických záznamů přichází pátý krok, který nikdo nepředvádí rád: ukázat, že se záznam po uložení nedal tiše změnit. Neumí-li to systém, zůstaňte u podpisů podle odstavce 1.
Šest chyb, které se opakují
- Prezenčka místo dokumentace. Podpisy jsou, tematický plán nikdy nevznikl.
- Chybí způsob ověření znalostí. Školení se konalo, ale není čím doložit výsledek.
- Hromadný zápis. „Proškoleno 12 osob" nenahradí seznam zaměstnanců.
- Školitel bez prohlášení o oprávněnosti. Záznam je jinak vzorný, a přesto neúplný.
- E-learning bez průkazné informace o účasti. Certifikát bez dohledatelného průchodu a výsledku je tvrzení, ne doklad.
- Termín dopočítaný místo zapsaného. U BOZP zvlášť: systém spočítá „poslední + 24 měsíců", ačkoli četnost měl určit zaměstnavatel.
Jak to vede škola a jak firma
Škola má obsazené obě strany stolu: ředitel i zástupci jsou vedoucí zaměstnanci, tedy školení při nástupu do funkce a nejméně jednou za 3 roky. Ostatní přicházejí v průběhu roku a spouštěčem je nástup a změna pracoviště nebo pracovního zařazení, ne srpnová porada, kde se odškrtne celá sborovna. Odejde-li člověk, který agendu držel, zmizí i přehled, komu co propadá — viz Předání agendy školy.
Firma s více provozovnami řeší objem a pohyb lidí. Změna pracoviště nebo pracovního zařazení je samostatný důvod ke školení o požární ochraně, takže přeřazení mezi halami vyvolá povinnost bez ohledu na dvouletou lhůtu. Čím víc agenturních lidí, tím dřív přestane stačit evidence držená po akcích — potřebujete ji po osobách, s vlastníkem dalšího kroku a s doklady u téhož řádku. Kdo smí řádek zapsat a kdo jen číst, řeší Role a oprávnění.
Kde v tom pomůže AI a kde rozhodně ne
Nejotravnější částí agendy není rozhodování, ale přepisování údajů z prezenčky, protokolu nebo exportu z e-learningu.
V InvoAIM tenhle krok dělá AI jako návrh: přečte podklad, spáruje jména se zaměstnanci a předloží náhled, co chce zapsat, komu a s jakým dalším termínem. Citlivá změna se nezapíše bez vědomého potvrzení uživatele a po zápisu zůstává v auditní stopě, kdo údaj potvrdil, kdy a z jakého podkladu. Nikdy naopak: AI nerozhoduje, zda záznam splňuje § 36, neurčuje četnost školení ani nenahrazuje školitele a jeho prohlášení o oprávněnosti. Celý cyklus popisuje Co je InvoAIM.
Časté otázky
Stačí jako doklad o školení prezenční listina?
Sama o sobě ne. Dokumentaci tvoří podle § 36 odst. 1 vyhlášky č. 246/2001 Sb. tematický plán a časový rozvrh školení a záznam, který vedle seznamu zaměstnanců obsahuje datum, náplň, ověření znalostí, dobu trvání i jména školitelů s prohlášením o oprávněnosti.
Musí mít elektronický záznam o školení podpisy?
Nemusí. Podle § 36 odst. 3 se podpis nevyžaduje, je-li záznam vyhotoven v elektronickém systému, který zabezpečuje systematické a posloupné provádění záznamů, ochranu proti změnám a průkaznou informaci o účasti školitele i proškolených osob. Jinak zůstává cestou podpis.
Splňuje InvoAIM § 36 odst. 3?
Netvrdíme to a žádným prohlášením se neoháníme. Odstavec popisuje vlastnosti vedení záznamů — systematičnost a posloupnost, ochranu proti změnám a průkaznou informaci o účasti — a prokazuje je původce dokumentace, ne dodavatel softwaru. Ukážeme vám, jak InvoAIM záznamy vede; porovnání udělejte sami.
Zdroje
Právní stav ověřen 11. září 2026 proti informativním zněním v e-Sbírce.
- Vyhláška č. 246/2001 Sb., o požární prevenci — e-Sbírka, znění účinné od 1. 1. 2026: § 23, § 24, § 25, § 26, § 27 odst. 1, § 36 a § 40.
- Zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně — e-Sbírka, znění účinné od 30. 8. 2025: § 16 odst. 2 a 4, § 16a.
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce — e-Sbírka, znění účinné od 1. 1. 2026: § 103 odst. 2 a 3.
- Školení požární ochrany zaměstnanců a Školení BOZP pro zaměstnance na sohe.cz: obsah školení a určení četnosti podle rizik.
Znění předpisů se mění novelou — ověřte si je v e-Sbírce a u sporných případů se opřete o odborně způsobilou osobu.
Co dál
Firmám a revizním organizacím nabízíme 14denní zkušební provoz na vlastních datech — nahrajete podklady z posledních školení a uvidíte, co z nich systém navrhne a co musí potvrdit člověk. Školám a příspěvkovým organizacím podle aktuálně platných obchodních podmínek nabízíme audit spisovny.
Miroslav Jaroš · +420 724 689 762 · miroslav.jaros@ithope.cz