Soubor ZFO načtěte ve webovém rozhraní datových schránek v části Načtení uložené datové zprávy tlačítkem Nahrát soubor. Nejprve rozlište celou zprávu od doručenky: doručenka přílohy zprávy neobsahuje. Následně porovnejte identifikátor zprávy a seznam skutečně předaných příloh. Důležité hned na úvod: přejmenováním souboru ZFO na PDF nic nezachráníte, protože se nejedná o PDF dokument, ale o podepsanou obálku zprávy. A druhé upozornění, které rozhoduje o celém postupu: export podepsané doručenky do ZFO neobsahuje přílohy zprávy, takže pokud vám předal někdo jen tento soubor, přílohy v něm nenajdete, ať ho otevíráte jakkoli.
Tento článek se věnuje jediné situaci: převzali jste existující soubor ZFO a potřebujete ho otevřít, zkontrolovat konkrétní přílohy a zdokumentovat, co jste skutečně převzali. Neřešíme zde doručovací lhůty ani právní účinky převzetí zprávy.
Co soubor ZFO skutečně obsahuje a co ne
ZFO je soubor s datovou zprávou nebo doručenkou, který vzniká exportem z datové schránky. Podle toho, co a kdy někdo exportoval, se obsah zásadně liší:
- ZFO celé zprávy obsahuje podepsanou zprávu i její přílohy.
- ZFO podepsané doručenky potvrzuje doručení, ale přílohy původní zprávy neobsahuje. Jednotlivé přílohy zprávy si musíte stáhnout samostatně, a pokud jich je více, lze je stáhnout také společně jako archiv ZIP.
- Tisk detailu zprávy je jen lidsky čitelný výpis hlaviček a seznamu příloh, nikoli archivní celek.
Tyto rozdíly popisuje nápověda webového rozhraní datových schránek u detailu datové zprávy a práce s přílohami: z doručenky přílohy nevytěžíte, tisk detailu soubor ZFO nenahradí.
Soubor ZFO má i datum spotřeby. Zpráva je opatřená elektronickou pečetí správce systému datových schránek s časovým razítkem. Po načtení souboru vás rozhraní informuje, zda je možné zprávu přerazítkovat, tedy přidat další archivní razítko. V detailu elektronické pečeti najdete stav (Platný znamená, že dokument je dosud digitálně platný) a v posledním časovém razítku údaj Platnost do. Do tohoto data je potřeba provést přerazítkování na Portálu ISDS nebo obdobnou operaci v archivní aplikaci. Pokud ZFO archivujete roky, zapište si toto datum do evidence.
Postup krok za krokem
- Zachovejte originál. Soubor ZFO si zkopírujte do složky, kterou nebudete dále měnit. Veškerou práci odvíjejte od kopie; originál neslouží k dennímu použití, ale k pozdějšímu doložení stavu, v jakém jste soubor převzali.
- Ověřte, co máte. Ještě před otevíráním si ujasněte, zda jde o zprávu, nebo o doručenku. Název souboru to napoví jen někdy; rozhodující je obsah, který uvidíte po načtení.
- Načtěte soubor ve webovém rozhraní datových schránek. Použijte funkci načtení zprávy či doručenky ze ZFO. Klient provede ověření shody se záznamem v ISDS a při nesouladu nebo špatném formátu soubor odmítne. Pokud načtení neprojde, zaznamenejte přesné hlášení. Samotná chyba ještě nerozliší nesprávný postup, problém služby a nevyhovující soubor. Ověřte použitou funkci a typ podkladu podle nápovědy; obsah podepsaného souboru ručně neopravujte. Je-li třeba, požádejte předávajícího o kontrolu a nový export.
- Porovnejte ID zprávy. Z výpisu si opište nebo zkopírujte identifikátor zprávy a porovnejte ho s tím, který uvádí předávající strana nebo průběžná evidence. ID je vhodné jednoznačné označení zprávy. Porovnejte také předávajícího, adresáta a očekávaný účel podkladu; správné ID ještě neprokazuje správný výklad obsahu.
- Projděte seznam příloh. Porovnejte počet a názvy příloh s očekávaným seznamem. Každý rozdíl v počtu, názvu nebo velikosti přílohy zaznamenejte dřív, než soubory otevřete.
- Otevřete přílohy. Nejdřív reprezentativní vzorek — například první, poslední a největší soubor — a poté zbývající relevantní dokumenty, tedy ty, na kterých vám skutečně záleží. Ověřte, že se otevírají a že obsah odpovídá příponě. Ne každá příloha musí být PDF; setkáte se s obrázky, kancelářskými dokumenty i archivy. Přílohy neznámého původu neotevírejte bez schválených bezpečnostních podmínek a nepovolujte makra jen kvůli přejímce. Nejasný soubor předejte příslušnému IT pracovníkovi.
Užitečná tabulka: co z čeho vytěžíte
| Podklad | Přílohy zprávy uvnitř | Ověření proti ISDS | Vhodné pro |
|---|---|---|---|
| ZFO celé zprávy | Ano, součást podepsané zprávy | Ano, při načtení | Archivace kompletního převzetí |
| ZFO podepsané doručenky | Ne, jen potvrzení o doručení | Ano, při načtení | Doložení okamžiku a okolností doručení |
| Stažená samostatná příloha | Samotný soubor bez obálky | Ne, jde o samostatná kopie obsahu | Práce s obsahem dokumentu |
| Přílohy jako ZIP | Více souborů najednou | Ne | Hromadné převzetí příloh |
| Tisk detailu zprávy | Ne, jen seznam názvů | Ne | Rychlý lidský přehled, nikoli úplný archiv |
Kontrola výsledku
Po dokončení postupu byste měli umět odpovědět na pět otázek: Načetl se soubor bez chyb a prošlo ověření proti ISDS? Sedí ID zprávy s evidencí? Sedí počet a názvy příloh s očekávaným seznamem? Otevřely se všechny relevantní soubory? Leží originál ZFO nedotčený na místě, kam jste ho uložili? Pokud na kteroukoli otázku odpovíte ne, vraťte se k příslušnému kroku postupu — jednou z možných příčin je záměna doručenky za celou zprávu.
Modelový případ: správce, který dostal jen doručenku
Uvažujte modelovou situaci, která neodpovídá žádnému konkrétnímu klientovi. Modelový správce přebírá po kolegovi agendu a nachází na sdíleném disku soubor ZFO s poznámkou „důležité rozhodnutí". Otevře ho ve webovém rozhraní datových schránek — načtení projde, ověření proti ISDS je v pořádku. Jenže jde o export podepsané doručenky. Žádné přílohy uvnitř nejsou.
První pokus selže: správce zkusí soubor přejmenovat na PDF, protože někde slyšel, že „vlastně jde o dokument". Soubor se samozřejmě neotevře, protože ZFO není PDF. Druhý návrh kolegy — udělat screenshot detailu zprávy a ten považovat za archiv — také neobstojí, protože tisk detailu není celé archivní ZFO a nesvědčí o obsahu příloh.
Správná větev vypadá takto: správce si ověří, že doručenka patří ke zprávě s konkrétním ID, oprávněně si vyžádá celé ZFO zprávy včetně příloh, obě soubory načte, porovná ID zprávy a seznam příloh a výsledek zapíše do přebíracího protokolu. Přitom zjistí rozdíl: v seznamu příloh podle evidence měly být tři soubory, ale předané ZIP obsahuje jen dvě. Právě proto se celé ZFO vyplatí načíst a porovnat — rozdíl se zjistí teprve při systematickém porovnání, nikoli při zběžném otevření. Neúspěšná větev tohoto modelu ukazuje, že bez porovnání seznamu příloh by správce rozdíl přehlédl a zjistil by ho až později, kdy už by původní stav šlo dokládat hůř.
Jak datová schránka navazuje na evidenci dokumentů a spisovou službu, rozebírá článek Datová schránka a spisová služba: co se musí evidovat.
Časté otázky
Stačí na otevření ZFO běžný prohlížeč PDF?
Ne. ZFO není PDF a přejmenování přípony z něj PDF neudělá. K načtení a ověření slouží webové rozhraní datových schránek, které soubor načte a porovná se záznamem v ISDS.
Pokud načtení ve webovém rozhraní datových schránek proběhne úspěšně, znamená to, že je vše v pořádku?
Úspěšné načtení potvrzuje, že soubor je formálně v pořádku a souhlasí se záznamem ISDS. Nedokazuje samo o sobě právní závěr o obsahu příloh ani věčnou platnost všech podpisů. Obsah příloh kontrolujete podle postupu výše.
Jak dostanu přílohy, když mám jen ZFO s doručenkou?
Z doručenky je nevytěžíte. Musíte si ke zprávě přistoupit v datové schránce a přílohy stáhnout — jednotlivě, nebo více najednou jako ZIP, jak připouští nápověda k práci s přílohami.
Můžu si ZFO upravit, aby se lépe otevíral?
Obsah podepsaného souboru neupravujte. Jakákoli změna by znehodnotila to, co je na souboru cenné — ověřitelnou shodu se záznamem v ISDS. Pracujte vždy s kopií a originál nechte být.
Co dělat, když webové rozhraní datových schránek načtení odmítne?
Zapište přesné hlášení a ověřte funkci pro načítání ZFO. Oficiální nápověda uvádí odmítnutí při nesouladu nebo nesprávném formátu; z jediné chyby ale nevyvozujte jistou příčinu. Obsah nepřepisujte. Podle zjištění požádejte předávajícího o kontrolu či nový export.
Zdroje a rozsah
- Digitální a informační agentura — Nápověda webového rozhraní datových schránek: Otevření datové zprávy nebo doručenky ze souboru ZFO. Zdroj dokládá tvrzení o načtení a ověření shody se záznamem ISDS, odmítnutí při nesouladu a omezení výpovědi úspěšného načtení.
- Digitální a informační agentura — Nápověda webového rozhraní datových schránek: Detail datové zprávy a práce s přílohami. Zdroj dokládá tvrzení, že export doručenky neobsahuje přílohy, že přílohy lze stahovat samostatně či jako ZIP a že tisk detailu není celé archivní ZFO.
Rozsah: napojení datových schránek je v InvoAIM ve stavu pilotu a článek popisuje práci ve webovém rozhraní datových schránek, ne funkci InvoAIM. Postup porovnání ID zprávy a seznamu příloh vychází z uvedených zdrojů; konkrétní podoba přebírací evidence a modelový případ jsou vlastní pracovní doporučení autora, nikoli zákonem předepsaná podoba protokolu. Podklady ověřeny 7. 10. 2026.