InvoAIM
Přihlásit se Vyzkoušet 14 dní
Pro základní a střední školy, školská zařízení a jejich vedení

Spisová služba a evidence pro školy
dokumenty, lhůty a revize na jednom místě.

Podací deník s číslem jednacím, spisy podle spisového plánu, skartační řízení a auditní protokol — a vedle toho revize budovy, termíny a školení zaměstnanců. Pro ředitele, zástupce i hospodářku, která dnes drží většinu agendy v hlavě a v šanonech.

Chci úvodní audit spisovny
  • číslo jednací a spis v jedné evidenci
  • AI navrhne, člověk potvrdí
  • zástup bez sdílení hesel
Termín

Elektronická spisová služba: 1. 1. 2027, nebo 2029?

Podle dnes platného znění zákona č. 499/2004 Sb. vedou školy spisovou službu elektronicky od 1. ledna 2027; mateřské školy, výchovná a ubytovací zařízení a školní stravování mají výjimku. Sněmovna 11. 9. 2026 schválila sněmovní tisk 187, podle kterého by původci podle § 63 odst. 1 a 2 — tedy i školy — měli uvést spisovou službu do souladu se zákonem do 31. 12. 2028. Je to návrh schválený Sněmovnou, který čeká na Senát a podpis; dokud nevyjde ve Sbírce zákonů, platí 1. leden 2027. Atestovaný systém škola mít nemusí, a to ani podle návrhu (§ 63 odst. 6). Podrobně v článku Elektronická spisová služba pro školy.

Co ve škole nejčastěji drhne

Čtyři místa, kde se ztrácí doklad i čas

01 / SPISOVÝ ŘÁD

Řád ze vzoru, číslo jednací v Excelu

Spisový a skartační plán převzatý od jiné školy, čísla jednací přidělovaná v tabulce i v šabloně Wordu, úřední e-maily v osobních schránkách vedení. Kontrola pak najde duplicitní čísla a dokumenty mimo evidenci.

02 / SKARTACE

Skartační znaky a lhůty bez přehledu

Uzavřené spisy leží ve spisovně bez skartačního znaku a lhůty, nikdo neví, co je zralé ke skartačnímu řízení, a vyřazovat bez archivu nelze.

03 / REVIZE

Revize a termíny budovy

Elektroinstalace ve škole má lhůtu 3 roky místo 5, k tomu plyn, tělocvična a nářadí, hasicí přístroje, hřiště. Zprávy jsou v šanonu u školníka, závady bez termínu a odpovědné osoby.

04 / PŘEDÁNÍ

Nemoc, zástup, změna vedení

Agenda stojí na jednom člověku. Při nepřítomnosti se sdílí hesla, při změně ředitele se předávají složky místo rozpracovaných věcí.

Co InvoAIM dělá

Moduly, které škola skutečně použije

Popis odpovídá nasazené aplikaci k 17. 10. 2026. Revize, lhůty a školení jsou tytéž moduly, které používají provozovatelé budov a firmy.

01 Podatelna a podací deník

  • Zaevidování došlého dokumentu s číslem jednacím
  • AI podatelna vytěží údaje a navrhne zatřídění jako náhled; zapíše se až po potvrzení
  • Datové schránky (ISDS) jsou v pilotním provozu

02 Spisy a spisový plán

  • Související dokumenty ve spisu pod spisovým znakem
  • Spisový plán se skartačními znaky a lhůtami
  • Kontrola souladu upozorní na špatný znak nebo lhůtu — s paragrafem k lidskému posouzení

03 Skartace a auditní protokol

  • Návrh ke skartačnímu řízení podle znaku A, V, S
  • Auditní protokol: kdo dokument zaevidoval, zařadil, změnil stav nebo zpracovatele
  • O zničení dokumentu rozhoduje pověřená osoba, ne AI

04 Zastupování bez sdílení hesel

  • Správce určí zástupce a rozsah: vidět frontu, převzít předání, změnit stav vyřízení
  • Zastupování se nikdy nezakládá automaticky
  • Každý pracuje pod svým účtem a v protokolu zůstává jeho jméno

05 Revize, závady a lhůty budovy

  • Zařízení s revizemi, protokoly a závadami s termínem odstranění
  • Jeden přehled lhůt a kalendář napříč provozem
  • Upozornění podle role a odpovědnosti

06 Lidé a školení

  • Školení BOZP a PO s e-podpisy
  • Zdravotní prohlídky a kvalifikace zaměstnanců s termíny
  • Role a oprávnění podle toho, kdo za co odpovídá
Jak začít

Nejdřív audit spisovny, pak nastavení

Školám neprodáváme prázdný systém. Úvodní audit porovná skutečný oběh dokumentů se spisovým řádem a plánem; nabídku sestavíme podle oblastí, které škola potřebuje. Kdo si chce aplikaci nejdřív projít sám, může se zaregistrovat — 14 dní zkušebně, bez platební karty.

  1. 01Úvodní audit spisovnyvstupní kanály, zákonné zařazení školy, mezery ve spisovém řáduAUDIT
  2. 02Nálezy a návrh dalších krokůco upravit v řádu a plánu, co převést, co nechat v papířeNÁLEZY
  3. 03Nabídka podle potřebných oblastíspisovka, revize a lhůty, lidé a školeníNABÍDKA
  4. 04Nastavení spisového plánu, rolí a zástupůna vašem řádu, ne na vzoruNASTAVENÍ
Časté otázky

Co se ptají ředitelé a hospodářky

Je InvoAIM atestovaný systém spisové služby?

Není a netvrdíme to — atest nemáme. Škola ho podle zákona mít nemusí. Požadavky archivního zákona, vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu si ale nechte doložit po každém dodavateli, včetně nás.

Platí povinnost od 1. 1. 2027?

Dnes ano. Sněmovnou schválený návrh (tisk 187) by termín pro školy posunul na 31. 12. 2028; čeká na Senát a podpis a do vyhlášení ve Sbírce zákonů se nic nemění.

Týká se to mateřské školy?

Samostatná mateřská škola má výjimku. U organizace „základní škola a mateřská škola“ se posuzuje celá právnická osoba, ne jedno pracoviště.

Stačí datová schránka a sdílený disk?

Nestačí. Datová schránka je doručovací kanál, disk úložiště. Spisová služba potřebuje evidenci, spisy, skartační režimy a auditní historii.

Co dělá AI a co ne?

Navrhne údaje a zatřídění dokumentu jako náhled. Citlivá změna se nezapíše bez vědomého potvrzení uživatele. O skartačním znaku, zničení dokumentu ani o vyřízení věci AI nerozhoduje.

Kolik to stojí?

Veřejný ceník je určený pro technické a revizní týmy. Školám sestavujeme nabídku na míru podle potřebných oblastí, po úvodním auditu spisovny.

Děláte i revize?

Ne. Revize dělá revizní technik s osvědčením. InvoAIM hlídá, aby zpráva, závady a další termín nezůstaly v šanonu.

Z blogu

Čtení pro vedení školy

Další krok

Začněte úvodním auditem spisovny.

Do první zprávy stačí typ organizace, používaná evidence, přibližný rozsah dokumentů a problém, který chcete vyřešit. Neposílejte osobní údaje žáků ani neanonymizované spisy.

Chci úvodní audit spisovny