Odpověď hned: Hranice mezi strojem a člověkem u dokumentů není technická, ale právní — a předpisy ji často určují za vás tím, že jmenují odpovědnou osobu. Vyřízení spisu je podle § 65 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. „zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení"; AI patří do prvního kroku, podpis do posledního a ten podle § 65 odst. 4 náleží statutárnímu orgánu nebo pověřené osobě. Stroj tedy smí číst, párovat, navrhovat a upozorňovat; člověk potvrzuje všechno, co zakládá právní jednání, průkaznost účetnictví nebo nevratnou změnu.
Tři vrstvy schované pod jedním slovem
Když dodavatel řekne „AI zpracuje vaše dokumenty", mluví o třech věcech s velmi odlišnou mírou rizika:
- Čtení. Rozpoznání textu ze skenu, nalezení částky, data a IČO. Když se stroj splete, vznikne špatně vyplněné pole — a to je vidět.
- Návrh. Zařazení do spisu, spisový znak, návrh termínu nebo příjemce. Chyba už vidět není: vypadá jako hotová práce.
- Rozhodnutí. Schválení, podpis, odeslání, uzavření spisu, zničení. Tady chyba nezůstane uvnitř systému — má následek vůči někomu dalšímu.
Většina sporů o AI ve firmě vzniká tím, že se o všech třech vrstvách mluví jako o jedné. Rozhodovací pravidlo je přitom jednoduché a na dodavateli nezávisí: najděte v příslušném předpisu slovo „osoba" nebo „podpis". Kde se objeví, tam automat končí.
Tabulka: dokument po dokumentu
| Typ dokumentu | Co smí navrhnout AI | Co potvrzuje člověk | Opora |
|---|---|---|---|
| Přijatá faktura | Vytěžení částky, data a IČO, párování na objednávku, návrh zaúčtování | Věcnou správnost účetního případu i zaúčtování, obojí podpisovým záznamem | § 11 odst. 1 písm. f) a § 33a zák. č. 563/1991 Sb. |
| Doručené podání (datová schránka, e-mail) | Rozpoznání typu, zařazení do existujícího spisu, kontrolu duplicity | Zaevidování a přiřazení odpovědné osoby | § 64 odst. 2 a 3 zák. č. 499/2004 Sb. |
| Vyřízení a odeslání | Návrh textu odpovědi, kompletaci příloh, kontrolu úplnosti spisu | Schválení a podpis; uzavření spisu jako událost | § 65 odst. 2, 4 a 5 zák. č. 499/2004 Sb. |
| Spisový a skartační znak, lhůta | Návrh podle spisového a skartačního plánu, upozornění na chybějící spouštěcí událost | Označení dokumentu a určení spouštěcí události | § 66 odst. 3 a 4 zák. č. 499/2004 Sb. |
| Návrh na vyřazení (skartaci) | Seznam dokumentů s uplynulou lhůtou | Odeslání skartačního návrhu archivu; zničení až po protokolu a lhůtě pro námitky | § 8 odst. 2 a § 10 odst. 2 až 4 zák. č. 499/2004 Sb. |
| Sken listiny do digitální podoby | Převod, rozpoznání textu, kontrolu čitelnosti a formátu | Doložku podepsanou osobou odpovědnou za převedení | § 69a odst. 4 zák. č. 499/2004 Sb. |
| Revizní zpráva a záznam o závadě | Identifikaci zařízení, evidenci závad, hlídání termínu další revize | Odborný závěr a podpis revizního technika s osvědčením | § 17 zák. č. 250/2021 Sb. |
| Smlouva a objednávka | Porovnání se vzorem, nalezení odchylek, návrh úprav | Rozhodnutí uzavřít a podpis jednajícího | § 551 a § 561 odst. 1 zák. č. 89/2012 Sb. |
Ten rozdíl pojmenovává přímo zákon o účetnictví: vedle podpisového záznamu zná v § 33a odst. 8 i identifikační záznam, připojovaný automaticky technickým prostředkem. Stopa stroje má své místo — jen nenahrazuje podpis. V tabulce naopak schválně nejsou lhůty a obsah jednotlivých druhů revizí; ty drží SOHE a se systémem nesouvisejí. Podstatné je jen to, že revizi smí podle § 17 zákona č. 250/2021 Sb. provádět výhradně revizní technik s osvědčením — posudek tedy v systému nevzniká, systém ho eviduje. Co v revizní zprávě musí být, rozebíráme zde.
AI Act: co platí od loňska a co od letošního srpna
Nařízení (EU) 2024/1689 se zjednodušuje na „zákaz rizikové AI". Pro běžnou organizaci jsou podstatné jiné tři věci.
Gramotnost v oblasti AI (čl. 4). Poskytovatelé i subjekty zavádějící AI přijímají opatření, aby v co největší možné míře zajistily dostatečnou úroveň gramotnosti v oblasti AI u svých zaměstnanců i u dalších osob, které se jejich jménem zabývají provozem systémů AI. Povinnost nemá práh podle míry rizika a podle čl. 113 písm. a) se použije už od 2. února 2025. Kdo má potvrzovat návrh, musí vědět, čemu říká ano.
Lidský dohled (čl. 14). Požadavky tohoto oddílu dopadají podle čl. 8 odst. 1 na vysoce rizikové systémy AI; zda tam váš systém patří, se posuzuje podle čl. 6 a přílohy III. Běžné vytěžování faktur mezi ně zpravidla nepatří — jako měřítko dohledu je ale čl. 14 použitelný i tam. Jeho odst. 4 písm. b) pojmenovává „zkreslení způsobené automatizací", tedy tendenci spoléhat na výstup systému. To je přesně riziko schvalovacích front.
Označování textu (čl. 50 odst. 4). Kdo zveřejní text vytvořený AI za účelem informování veřejnosti o záležitostech veřejného zájmu, uvede, že text byl vytvořen uměle. Výjimka platí tam, kde obsah prošel přezkumem člověkem nebo redakční kontrolou a kde za zveřejnění nese redakční odpovědnost konkrétní osoba. Kapitola IV nařízení je podle čl. 113 použitelná od 2. srpna 2026 — lidské potvrzení tak není jen dobrá praxe, ale i podmínka výjimky.
Čtvrté pravidlo přibývá, jakmile výstup dopadá na konkrétního člověka: podle čl. 22 odst. 1 nařízení (EU) 2016/679 má subjekt údajů právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které pro něj má právní účinky nebo se ho obdobně významně dotýká. Návrh připravený strojem a skutečně posouzený člověkem do zákazu nespadá; kliknutí bez možnosti návrh změnit posouzením není.
Auditní stopa má i civilní hodnotu
Podle § 562 odst. 2 občanského zákoníku se má za to, že záznamy údajů o právních jednáních v elektronickém systému jsou spolehlivé, provádějí-li se systematicky a posloupně a jsou-li chráněny proti změnám. To je měřitelné zadání, ne marketingové tvrzení.
Zákon o účetnictví míří stejným směrem z druhé strany. Zjistí-li účetní jednotka, že obsah účetního záznamu neodpovídá skutečnosti, je podle § 33a odst. 2 povinna ho od toho okamžiku považovat za neprůkazný — systém tedy musí umět záznam označit, ne ho jen opravit a zapomenout. A § 33a odst. 10 vyžaduje, aby oprávnění a odpovědnost osob za připojování podpisových a identifikačních záznamů stanovil vnitřní předpis, a to tak, aby šlo odpovědnost jednotlivých osob určit nezávisle na sobě. Rozdělení rolí „kdo navrhuje" a „kdo potvrzuje" tedy nemá vzniknout v nastavení softwaru, ale ve vaší směrnici — software ji jen vynucuje.
Kde se rámec v praxi láme
- Hromadné potvrzení. Tlačítko „schválit vše" je potvrzení bez náhledu — přesně proti němu míří čl. 14 odst. 4 písm. b) nařízení (EU) 2024/1689.
- Ztracený původní návrh. Když uživatel návrh opraví a systém si původní verzi nepamatuje, nejde po roce doložit, že člověk skutečně kontroloval.
- Automaticky spuštěná lhůta. Skartační lhůta běží od spouštěcí události podle § 66 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. Systém, který ji nastaví bez zaznamenané události, počítá od data, které nikdo neodsouhlasil. Jak k tomu postavit plán, popisujeme ve Spisovém a skartačním řádu školy.
- Návrh na skartaci brán jako příkaz. Zničit lze podle § 10 odst. 4 dokumenty uvedené v protokolu archivu, a to po uplynutí patnáctidenní lhůty pro námitky. Seznam z databáze je podklad, ne rozhodnutí.
Jak cyklus návrh → náhled → potvrzení → auditní stopa vypadá konkrétně u nás, popisujeme odděleně v článku Co je InvoAIM. Rámec výše platí i pro toho, kdo si vybere něco jiného.
Časté otázky
Potřebuje AI nad fakturami souhlas účetní?
Souhlas ne, podpisový záznam ano. Účetní doklad musí podle § 11 odst. 1 písm. f) zákona č. 563/1991 Sb. obsahovat podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování. Údaje připraví stroj, potvrzení je na jmenované osobě podle vnitřního předpisu (§ 33a odst. 10).
Smí AI zaevidovat doručený dokument bez člověka?
Přidělení jednoznačného identifikátoru a zápis do evidenční pomůcky jde zajistit strojem — § 64 odst. 2 a 3 zákona č. 499/2004 Sb. neurčuje, kdo úkon fyzicky provede. Odpovědnost za správnost ale zůstává určenému původci, takže se hodí lidská kontrola aspoň u dokumentů zakládajících lhůtu. Co se musí evidovat z datové schránky, rozebíráme zde.
Nahradí auditní stopa podpis?
Ne, jde o dvě různé věci. Podpis je projev vůle konkrétní osoby (§ 561 odst. 1 občanského zákoníku; podle § 551 o právní jednání vůbec nejde, chybí-li vůle jednající osoby). Auditní stopa je záznam o průběhu, který důkazní pozici posiluje.
Jak poznáme, že dodavatel bere lidské potvrzení vážně?
Nechte si předvést svůj dokument, u kterého AI navrhne špatný údaj. Sledujte, jestli je návrh vidět před uložením, jestli jde opravit, jestli systém uchová původní návrh i opravu se jménem a časem — a jestli existuje krok, který nelze provést hromadně. Další otázky máme v článku Software pro revizní techniky: na co se ptát.
Když si to chcete projít na svých dokumentech
Projdeme vaše typy dokumentů a rozdělíme je do tří sloupců: co navrhne stroj, co potvrzuje jmenovaná osoba a co se nesmí stát automaticky vůbec. Výsledkem je jedna stránka do směrnice.
- Školy a organizace: úvodní audit spisovny.
- Revizní firmy: trial InvoAIM na 14 dní.
Text má informační charakter a nenahrazuje právní stanovisko; konkrétní rozdělení odpovědností je potřeba nastavit podle vašich vnitřních předpisů a provozu.
Miroslav Jaroš · +420 724 689 762 · miroslav.jaros@ithope.cz