Odpověď hned: Ano, smíte — ale ne cokoli a ne kamkoli. Rozhoduje trojice otázek: jaké údaje dokument obsahuje, v čím prostředí se zpracuje a kdo se pod výsledek podepíše. Vládní Průvodce: Etické a odpovědné využívání AI ve veřejné správě (únor 2026) to pro úřady a školy říká natvrdo — do AI nástrojů nespravovaných vaší organizací nepatří jména občanů, rodná čísla, adresy ani neveřejné interní dokumenty. Lokální model je jen jedna z cest, jak tu čáru dodržet, a ne vždy nejlevnější.

Zákaz to není. Rozhoduje, kam dokument poteče

Otázka „smíme dát dokumenty do AI" se v praxi skoro netýká AI. Týká se toho, kde se dokument zpracuje a kdo k němu má cestou přístup. Průvodce rozlišuje dva režimy:

  • Nástroj provozovaný přímo organizací. „Údaje zůstávají v interním IT prostředí organizace, nikdo zvenku k nim nemá přístup."
  • AI jako služba. Údaje se zpracovávají u poskytovatele, „často i mimo Českou republiku". Pak je nutné ověřit jeho spolehlivost, rozsah přístupu k údajům, podmínky zpracování (kde a jak se ukládají, zda je smí využít pro jiné účely) a právní roli poskytovatele — zpracovatel, nebo správce osobních údajů.

K tomu Průvodce přidává varování, které se v nabídkách nečte: „U neplacených verzí AI nástrojů bývá běžné, že poskytovatel může vložené údaje využít k jejich dalšímu tréninku. Ani placená verze však nemusí vždy automaticky znamenat bezpečnost a vylučovat sdílení údajů k dalším účelům." Třetí scénář schválený nebývá, ale existuje: zaměstnanec, který si otevře veřejný chatbot a vloží do něj sken — technicky „AI jako služba" bez jediné z uvedených kontrol.

Čtyři otázky, které přijdou na řadu dřív než technologie

Otázka Co ověřit Kde to má oporu
Jaké údaje tam dáváme? Klasifikaci dokumentů a pravidlo, že jde jen nezbytné minimum čl. 5 odst. 1 písm. c) nař. (EU) 2016/679
V jaké roli je dodavatel? Písemnou smlouvu o zpracování — pokyny správce, mlčenlivost, subdodavatele, výmaz čl. 28 odst. 2 až 4 nař. (EU) 2016/679
Kam údaje putují? Zemi zpracování i záloh; rozhodnutí o odpovídající ochraně, nebo jinou záruku kapitola V (čl. 44 až 49) nař. (EU) 2016/679
Kdo výsledek potvrzuje? Jmenovitou osobu a záznam, že návrh viděla a mohla ho změnit čl. 22 odst. 1 nař. (EU) 2016/679

U třetí otázky se hodí znát mechaniku. ÚOOÚ rozlišuje tři úrovně předání: podle rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně, na základě vhodných záruk (typicky standardní smluvní doložky) a podle výjimek pro specifické situace. U doložek Úřad upozorňuje, že jejich použití samo o sobě nezbavuje strany povinnosti provést předem analýzu přiměřenosti. Pro Spojené státy existuje prováděcí rozhodnutí Komise (EU) 2023/1795 z 10. července 2023 k rámci EU–U.S. Data Privacy Framework, vztahuje se ale jen na organizace zapsané na seznamu DPF. „Je to v Evropě" proto patří do smlouvy, ne do e-mailu.

GDPR: kde vede hranice mezi návrhem a rozhodnutím

Nejcitovanější je čl. 22 odst. 1 nařízení (EU) 2016/679: subjekt údajů má právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které pro něj má právní účinky nebo se ho obdobně významně dotýká. Slovo „výhradně" nese celou váhu. Návrh připravený strojem a skutečně posouzený člověkem, který ho může změnit, do zákazu nespadá; odklikaná fronta bez náhledu se posouzením nazvat nedá.

Druhá vrstva je bezpečnostní. Podle čl. 32 se opatření volí podle rizika a text výslovně jmenuje pseudonymizaci a šifrování. Průvodce míří stejným směrem: „Pokud pracujeme s osobními údaji, je žádoucí je před použitím v AI nástroji upravit, aby nebylo možné identifikovat konkrétní osoby." Často se tedy nemusí posílat celý dokument — na návrh spisového znaku stačí typ podání a datum, ne rodné číslo.

Třetí vrstvou je posouzení vlivu podle čl. 35, povinné tam, kde je zpracování pravděpodobně spojeno s vysokým rizikem pro práva a svobody osob; použití nových technologií je uvedeno jako okolnost, kterou je třeba vzít v úvahu. Zda tam váš záměr patří, je věc posouzení, ne tvrzení dodavatele — a otázkou, kdy lze model považovat za anonymní, se zabývá stanovisko EDPB 28/2024.

AI Act: co platí dnes a co posunula červencová novela

Nařízení (EU) 2024/1689 prošlo v létě 2026 úpravou: nařízení (EU) 2026/1744 ze dne 8. července 2026 vyšlo v Úředním věstníku 24. července 2026 a v platnost vstoupilo 27. července. Podstatné jsou tři body.

Gramotnost v oblasti AI (čl. 4). Novela znění článku upravila: místo povinnosti zajistit v co největší možné míře dostatečnou úroveň gramotnosti se nově hovoří o opatřeních na podporu jejího zlepšení a doplňuje se, že povinnost nevyžaduje zaručit u jednotlivých osob konkrétní úroveň. Kdo potvrzuje návrhy, musí ale pořád vědět, čemu říká ano.

Transparentnost (kapitola IV, čl. 50) od 2. srpna 2026. Tady se datum nezměnilo. Povinnosti dopadají na chatboty (člověk musí vědět, že mluví se strojem), na strojově čitelné označení uměle vytvořeného obsahu, na rozpoznávání emocí a biometrickou kategorizaci, na deepfaky a na texty zveřejněné za účelem informování veřejnosti o záležitostech veřejného zájmu; u označování podle odst. 2 mají systémy uvedené na trh dřív přechodné období do 2. prosince 2026. Vnitřní vytěžování přijaté faktury nebo revizní zprávy do žádné z těchto situací zpravidla nespadá — povinnost se váže na komunikaci s lidmi a na zveřejnění, ne na vlastní archiv.

Vysoce rizikové systémy se odsunuly. Požadavky na systémy podle čl. 6 odst. 2 a přílohy III se použijí od 2. prosince 2027, na systémy podle čl. 6 odst. 1 a přílohy I od 2. srpna 2028. Příloha III přitom zahrnuje mimo jiné vzdělávání a zaměstnávání; zda tam konkrétní systém patří, se posuzuje podle čl. 6 a odklad není důvod tu otázku odkládat také. Lidský dohled podle čl. 14 novela nezměnila; jeho odst. 4 písm. b) pojmenovává „zkreslení způsobené automatizací" — přesně to, co vzniká u tlačítka „schválit vše".

Kdy má smysl lokální model

Lokální model není bezpečnostní zaklínadlo. Řeší jednu věc — tok údajů ven — a nechává na vás přístupová práva, logy, zálohy, kvalitu výstupu i lidské potvrzení.

Situace Lokální model AI jako služba
Většinu vstupu tvoří neveřejné dokumenty s osobními údaji Silný argument pro Jen s prověřeným zpracovatelem
Zřizovatel či zákazník žádá, aby data neopustila prostředí Silný argument pro Zpravidla neprůchozí
Podmínky podle čl. 28 nejde vyjednat Silný argument pro Nepoužitelné
Objem je malý a nárazový Správa převáží užitek Vhodnější
Stačí metadata nebo pseudonymizovaný výřez Není nutný Vhodnější a levnější

Nejčastěji se osvědčuje střední cesta: rozdělit dokument. Části nesoucí identifikaci osob ven nejdou vůbec, odchází jen to, co k návrhu stačí. Průvodce k tomu dodává varování z druhé strany — „přílišné množství různých režimů pro práci s údaji v různých nástrojích AI může být pro uživatele matoucí". A ať zvolíte cokoli, lokální model nezruší povinnost mít právní důvod zpracování, informovat subjekty údajů ani doložit, kdo výstup potvrdil. Zjednoduší kapitolu V. Nic víc.

Spisová služba a revizní dokumentace: vrstva navíc

U veřejnoprávních původců se ke GDPR přidává archivní právo. Průvodce to formuluje jednoznačně: „Automatizované zpracování dokumentů nesmí narušit klíčový prvek spisové služby — možnost doložit původ dokumentu, jeho úplnost, neměnnost a správné evidování." Zařazení dokumentu, skartační lhůtu a další klíčové kroky musí vždy potvrdit oprávněná osoba a každá úprava provedená AI má být v metadatech. To sedí na zákon č. 499/2004 Sb.: vyřízení dokumentu je zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení (§ 65 odst. 2) a podpis náleží konkrétní osobě (§ 65 odst. 4). Rozdělení „co navrhne stroj a co potvrdí člověk" dokument po dokumentu máme v článku AI nad firemními dokumenty, plán k tomu ve Spisovém a skartačním řádu školy. U revizních firem je motiv jiný, výsledek stejný: revizní zpráva nese adresu objektu, jméno objednatele i podpis technika.

Jak si dodavatele ověřit za jedno odpoledne

Pracovní pravidlo: stroj čte a navrhuje, člověk potvrzuje, systém si pamatuje obojí. Čtyři otázky, které to prověří:

  1. Nechte si předvést svůj dokument, u kterého AI navrhne špatný údaj — je návrh vidět před uložením?
  2. Uchová systém původní návrh i opravu se jménem a časem? Bez toho po roce nedoložíte kontrolu.
  3. Který krok nejde provést hromadně? Když žádný, je hromadné potvrzení výchozí režim.
  4. Kde se údaje zpracovávají, kdo je subdodavatel a používají se k trénování? Ústně to nemá hodnotu.

InvoAIM stojí přesně na tomhle cyklu: AI z podkladů přečte údaje a navrhne zápis, ale citlivá změna se nezapíše bez vědomého potvrzení uživatele a zůstává po ní auditní stopa. Detail v článku Co je InvoAIM, další otázky na dodavatele v Software pro revizní techniky.

Časté otázky

Můžeme nahrát smlouvu nebo revizní zprávu do běžného veřejného chatbota?

Pro veřejnou správu je odpověď v Průvodci jednoznačná: do AI nástrojů nespravovaných vaší organizací nepatří jména, rodná čísla, adresy ani neveřejné interní dokumenty. Firmu tento dokument nezavazuje, logika ale platí stejně — bez smlouvy podle čl. 28 GDPR a bez znalosti místa zpracování je to krok, který neumíte doložit.

Stačí, když má dodavatel servery v EU?

Sama o sobě ta informace nestačí. Řešit je potřeba i právní roli poskytovatele, subdodavatele, dobu uložení, využití údajů k dalším účelům a možnost výmazu.

Musíme označovat dokumenty, na kterých pracovala AI?

Povinnosti podle čl. 50 nařízení (EU) 2024/1689, použitelné od 2. srpna 2026, míří na komunikaci se strojem, uměle vytvořený obsah, deepfaky a texty zveřejňované za účelem informování veřejnosti o záležitostech veřejného zájmu; vnitřní zpracování vlastní agendy tam zpravidla nespadá. Zaznamenávat, kde stroj do dokumentu zasáhl, se ale vyplatí tak jako tak — u spisové služby to Průvodce doporučuje formou metadat.

Když si to chcete projít na svých dokumentech

Projdeme vaše typy dokumentů a rozdělíme je do tří sloupců: co může jít do externí služby, co jen pseudonymizovaně a co nesmí opustit vaše prostředí. Výsledkem je jedna stránka do směrnice.

  • Školy a organizace: úvodní audit spisovny zdarma.
  • Revizní firmy: trial InvoAIM na 14 dní na vlastních datech.

Text má informační charakter a nenahrazuje právní stanovisko; konkrétní posouzení patří k vašim vnitřním předpisům, smlouvám a provozu.

Miroslav Jaroš · +420 724 689 762 · miroslav.jaros@ithope.cz

Zdroje