Odpověď hned: Pro dlouhodobé uložení datové zprávy uchovejte celé ZFO včetně obálky a příloh, dostupnou doručenku a výsledky ověření. Zajistěte zálohy a včasnou kontrolu potřeby přerazítkování; samotné PDF přílohy tyto podklady nenahradí. Používáte-li spisovou službu, ověřte také správné převzetí do evidence a následný export.
Potřebujete doložit rozhodnutí úřadu nebo stanovisko ke stavbě, ale zpráva už v datové schránce není. Ve složce najdete PDF. Chybí však obálka zprávy, údaje o doručení a jistota, že jste zachovali všechny přílohy.
Dlouhodobé uchování proto řešte při příjmu zprávy. Potřebujete zachovat její obsah, podklady pro ověření původu a neporušenosti i vazbu na věc, kterou zpráva vyřizuje.
Kdy to nezkoušet sám a co uděláme my
Přizvěte správce spisové služby nebo odborníka na elektronické dokumenty, pokud:
- chcete po vytištění nebo převodu příloh do PDF odstranit původní ZFO;
- ověření zprávy hlásí chybu a jediný dochovaný soubor se chystáte upravovat nebo přepisovat;
- při hromadném importu nedokážete přiřadit doručenky a přílohy ke správným dokumentům.
Při auditu spisovny pro školy a organizace s vámi projdeme uchování datových zpráv ve třech krocích:
- Zmapujeme příjem zprávy, její převzetí do evidence a odpovědnost za kontrolu.
- Na vybraném dokumentu prověříme dostupnost ZFO, doručenky, příloh a výsledků ověření.
- Projdeme dohledání, export a postup zálohování včetně odpovědnosti za další kontroly.
Audit se řídí aktuálně platnými obchodními podmínkami. Podporu konkrétního importu nebo přerazítkování je potřeba ověřit na používaném systému.
Co znamená 90 dní v datové schránce
Podle častých dotazů DIA se zpráva doručená přihlášením standardně uchovává 90 dní od přihlášení osoby oprávněné seznámit se s jejím obsahem. Poté ji systém automaticky smaže, pokud její další uchování nezajišťuje příslušná služba.
Rozhodující tedy není okamžik, kdy otevřete PDF přílohu. S uložením nečekejte na dokončení případu ani na chvíli, kdy budete zprávu potřebovat při kontrole.
Tato doba dostupnosti v datové schránce také neurčuje, jak dlouho máte dokument uchovávat ve své evidenci. To musíte posoudit samostatně podle jeho obsahu a pravidel, která se na vaši organizaci vztahují.
Příjem nastavte tak, aby měl zástup. Pokud zprávy stahuje jediný člověk, jeho nepřítomnost nesmí znamenat, že nikdo neví, které zprávy už byly převzaty. Návaznost rozebírá článek Datová schránka a spisová služba.
Zpráva už zmizela: kde hledat
Nejprve hledejte celé ZFO ve spisové službě, v aplikaci Datovka, v zálohách nebo v Datovém trezoru, pokud jste jej používali. Prověřte také, zda zprávu dříve neexportoval kolega, který agendu přebíral.
Když najdete jen přílohu, zachovejte ji. Současně pokračujte v hledání obálky zprávy a údajů o doručení. Samostatné PDF může být důležitým dokumentem, ale neobsahuje automaticky všechny informace z datové zprávy.
Pokud úplnou zprávu nenajdete, požádejte odesílatele o původní ZFO a dostupnou doručenku, má-li je zachované. Nové zaslání stejné přílohy samo nedoloží doručení původní zprávy.
U chybějících podkladů si poznamenejte, co jste hledali a co se podařilo získat. Neúplný soubor podkladů neoznačujte jako úplnou zprávu jen proto, že příloha jde otevřít.
Co uložit, abyste měli celou zprávu
ZFO je v tomto případě soubor s datovou zprávou, její obálkou a přílohami. Stejnou příponu ale může mít také samostatně exportovaná doručenka. Přípona .zfo tedy sama nepotvrzuje, že soubor obsahuje celou zprávu.
Rozdíl mezi exportem zprávy a doručenky popisuje uživatelská příručka Datovky od CZ.NIC.
| Podklad | Co při ukládání ověřit |
|---|---|
| Celá zpráva v ZFO | Obsahuje očekávanou obálku a všechny přílohy. |
| Dostupná doručenka | Patří ke stejné zprávě a zachovává dostupné údaje o doručování. |
| Výsledky ověření | Je dohledatelné, co bylo ověřeno, kdy a s jakým výsledkem. |
| Vazba na evidenci | Zprávu najdete u příslušného dokumentu nebo spisu. |
| Záložní kopie | Soubor lze obnovit a znovu otevřít. |
Při převzetí porovnejte zejména identifikátor zprávy, odesílatele, adresáta, seznam příloh a údaje o doručení. Kontrolu proveďte i po importu do cílového systému.
Přílohy můžete uložit také samostatně pro běžnou práci. Zachovejte však jejich vazbu na celou zprávu. Ruční přejmenování souboru na „rozhodnutí finální“ nenahradí identifikátor zprávy ani evidenční údaje.
Jak uložené ZFO otevřít a ověřit
Použít můžete portál datových schránek nebo aplikaci Datovka:
- Portál ISDS: funkce „Otevřít .ZFO“ umožňuje načíst uloženou zprávu či doručenku a využít dostupné ověření. Postup popisuje nápověda ISDS.
- Datovka od CZ.NIC: příručka popisuje zobrazení zprávy ze souboru ZFO i samostatnou funkci jejího ověření.
Zkontrolujte obálku, seznam příloh a výsledek ověření. Pokud aplikace oznámí chybu nebo neurčitý výsledek, uchovejte původní soubor i přesné znění hlášení. Opakované otevření přílohy není náhradou za vyřešení problému.
Ověření celé datové zprávy také nezaměňujte s ověřením samostatného elektronického podpisu uvnitř PDF přílohy. Jde o různé kontroly.
Podrobnější postup najdete v článku Soubor ZFO: otevření a ověření příloh.
Kam zprávy ukládat
DIA porovnává několik způsobů dlouhodobého uchovávání. Pro výběr je podstatné, kdo zajistí zálohy, ověřování a další údržbu.
| Způsob uložení | Co potřebujete zajistit nebo prověřit |
|---|---|
| ZFO ve složce na počítači či úložišti | Přístupová práva, zálohy, dohledání a kontrolu potřeby přerazítkování. |
| Místní archiv v Datovce | Zálohování dat aplikace, obnovu a odpovědnost za kontroly zpráv. |
| Spisová služba | Správné převzetí obsahu a metadat, výsledky ověření, evidenční vazby a export. |
| Datový trezor | Aktivní službu, její rozsah a návaznost na vlastní evidenci dokumentů. |
U Datového trezoru DIA uvádí, že zajišťuje uchování zpráv v ISDS i jejich digitální kontinuitu. Nezaměňujte však dostupnost zprávy v trezoru s jejím zaevidováním a vyřízením v organizaci.
U místního uložení nestačí ověřit, že soubor vidíte ve složce. Vyzkoušejte obnovu ze zálohy a otevření obnoveného ZFO. Praktický postup popisuje článek Obnova zálohy dokumentů na jednom objektu.
Kdy přerazítkovat
Přerazítkování slouží k zachování možnosti dlouhodobého ověření zprávy. Obsah příloh při něm neupravujete; zpráva získává další archivní časové razítko.
DIA doporučuje přerazítkování v pětiletém intervalu. Pro konkrétní zprávu však sledujte skutečný výsledek kontroly a termín, který pro další přerazítkování uvádí použitý nástroj. Samotná připomínka „zkontrolovat za pět let“ není dostatečný provozní postup.
Pojem expirace nezaměňujte se smazáním nebo změnou obsahu. Soubor může zůstat čitelný i po skončení platnosti souvisejícího certifikátu. Posouzení možnosti ověření je samostatná otázka.
Nápověda ISDS k přerazítkování upozorňuje na omezení další archivace po vypršení posledního archivního razítka. Kontrolu proto plánujte s předstihem, aby zbýval čas vyřešit chybu nebo nedostupné přihlášení.
Přerazítkování krok za krokem
Příručka Datovky popisuje kontrolu expirace razítek a přípravu souborů pro přerazítkování. Samotnou kontrolu ale nepovažujte za dokončené přerazítkování.
- Vyberte zprávy ke kontrole. Ověřte, kde jsou uložené a ke kterým dokumentům patří.
- Spusťte kontrolu v Datovce. Zaznamenejte zprávy vyžadující zásah a případné chyby. Potřebné zprávy vyexportujte jako celé ZFO.
- Načtěte ZFO na portálu ISDS. Pokud je operace dostupná, použijte možnost přerazítkování podle nápovědy portálu.
- Stáhněte výsledné ZFO a ověřte je. Porovnejte identifikátor zprávy a přílohy, zkontrolujte výsledek ověření.
- Uložte výsledek do evidence a zálohy. Zachovejte vazbu mezi původním a přerazítkovaným souborem a stanovte další kontrolu.
Původní soubor během práce nepřepisujte jedinou novou kopií. Nejprve ověřte výsledek a jeho převzetí do evidence. Další uchování jednotlivých verzí řešte podle stanovených pravidel organizace.
Pokud přerazítkování není dostupné, zaznamenejte důvod a předejte případ správci. Chybějící operaci nenahrazujte tiskem do PDF ani úpravou příloh.
Jak poznat správné převzetí do spisové služby
Pouhé připojení ZFO jako přílohy ještě nepotvrzuje, že systém správně převzal údaje z obálky a zachoval potřebné evidenční vazby.
Na konkrétní zprávě si nechte ukázat:
- identifikátor zprávy, odesílatele, adresáta a údaje o doručení;
- všechny přílohy a jejich vazbu na zprávu;
- dostupné výsledky ověření zprávy a samostatně podepsaných příloh;
- přiřazení k dokumentu nebo spisu a odpovědnou osobu;
- export, který otevře a zkontroluje také jiný pracovník.
U veřejnoprávního původce posuzujte rozsah kontrol a záznamů podle povinností vztahujících se na danou organizaci. Obecná poznámka „soubor otevřen“ nepopisuje, co systém skutečně ověřil.
Určete také, kdo řeší neúspěšný import. Zpráva nesmí zůstat bez povšimnutí mezi datovou schránkou a evidencí jen proto, že automatické převzetí skončilo chybou.
Potřebujete prověřit příjem a uchování zpráv ve své organizaci? Audit spisovny si můžete domluvit s Miroslavem Jarošem na miroslav.jaros@ithope.cz nebo telefonicky na +420 724 689 762.
Časté otázky
Zmizí zpráva 90 dní po otevření PDF?
Ne. DIA u zprávy doručené přihlášením vztahuje běžnou dobu uchování k přihlášení osoby oprávněné seznámit se s jejím obsahem. Otevření konkrétní přílohy není rozhodující.
Stačí uložit přílohu v PDF?
Pro zachování celé datové zprávy nestačí. Uložte také ZFO s obálkou a přílohami a dostupnou doručenku. Samostatné PDF automaticky nezachovává údaje o průchodu zprávy systémem.
Je každý soubor ZFO celou zprávou?
Ne. ZFO může obsahovat také samostatnou doručenku. Soubor otevřete a zkontrolujte jeho obsah, identifikátor zprávy a přílohy.
Musím přerazítkovat přesně po pěti letech?
Pětiletý interval je doporučení DIA. Pro konkrétní zprávu sledujte termín a výsledek kontroly v použitém nástroji. Zásah naplánujte před uplynutím možnosti dalšího přerazítkování.
Zajistí Datovka sama dlouhodobé uchování?
Datovka umožňuje místní ukládání zpráv a kontrolu razítek. Organizace však musí zajistit zálohy, odpovědnost za přerazítkování a případné předání do spisové služby.