Odpověď hned: Pro všechny revizní zprávy neplatí jedna doba uchování. U vyhrazených plynových zařízení se provozní doklady uchovávají 10 let, výchozí podklady po celou dobu provozu a provozní deník nejméně 10 let od posledního záznamu. U elektrorevizí nelze převzetí nové zprávy považovat za automatický pokyn ke zničení předchozí.

Při úklidu archivu oddělte tři údaje: termín další revize, dobu uchování dokumentu a podmínky jeho vyřazení. Termín říká, kdy zajistit další úkon. Doba uchování a podmínky vyřazení určují, jak dlouho potřebujete konkrétní doklad a co musíte posoudit před jeho odstraněním.

Rozhodujte podle zařízení a druhu dokumentu. Výchozí revize, provozní revize a provozní deník mohou patřit k jedinému zařízení, přesto pro ně neplatí stejné pravidlo.

Kdy to nezkoušet sám a co uděláme my

Hromadné vyřazování zastavte, pokud neznáte zařazení zařízení, starší zpráva dokládá dosud neuzavřenou závadu nebo přebíráte školní archiv bez podkladu pro vyřazení. Smazáním poslední dostupné kopie můžete přijít o doklad, který nová revize nenahradí.

Při ukázce softwaru pro evidenci revizí pro revizní techniky s vámi projdeme práci s dokumentací ve třech krocích:

  1. Vybereme jedno zařízení a soubor souvisejících dokladů.
  2. Projdeme jejich přiřazení, termíny a odpovědnost za další postup.
  3. Ověříme, zda při předání agendy dohledáte potřebné soubory i jejich souvislosti.

Pravidlo uchování musí dodat příslušný předpis nebo odborně posouzený interní postup. Evidence má toto pravidlo zpřehlednit; chybějící právní podklad nemůže nahradit odhadem.

Přehled dob uchování podle dokumentu

Tabulka rozlišuje konkrétní režimy. Řádky pro plyn se týkají vyhrazených plynových zařízení, nikoli automaticky každého plynového spotřebiče.

Agenda a dokument Doba uchování nebo požadavek Podklad
Elektro: předchozí revizní zpráva a související záznamy Patří mezi podklady pravidelné a mimořádné revize; tento požadavek neurčuje číselnou dobu uchování Nařízení vlády č. 190/2022 Sb., příloha č. 2, část A, bod II, písm. c až e
Elektro: osvědčení k vyhrazenému elektrickému zařízení I. třídy Po celou dobu provozu zařízení Nařízení vlády č. 190/2022 Sb., § 6 odst. 6
Plyn: doklady o kontrolách, pravidelném servisu, údržbě a provozních revizích 10 let Nařízení vlády č. 191/2022 Sb., § 14 odst. 3 písm. g
Plyn: doklady o zkouškách po dokončené montáži nebo rekonstrukci a o výchozích revizích Po celou dobu provozu zařízení Nařízení vlády č. 191/2022 Sb., § 14 odst. 3 písm. g
Plyn: provozní deník Nejméně 10 let od posledního záznamu Nařízení vlády č. 191/2022 Sb., § 14 odst. 3 písm. f
Zařízení v režimu nařízení vlády č. 378/2001 Sb.: provozní dokumentace Po celou dobu provozu zařízení Nařízení vlády č. 378/2001 Sb., § 4 odst. 3

Tabulka není souhlasem s automatickým mazáním po uplynutí uvedené doby. Před vyřazením posuďte také další použitelné požadavky a význam dokumentu pro konkrétní zařízení, závadu nebo probíhající řízení.

Elektro: nová zpráva nemusí nahradit starší podklady

Příloha č. 2 nařízení vlády č. 190/2022 Sb. uvádí mezi podklady pravidelné a mimořádné revize předchozí revizní zprávu a související záznamy. Z toho nelze vytvořit pravidlo „po další revizi všechno starší smazat“.

Podle § 10 odst. 1 písm. m nařízení vlády č. 190/2022 Sb. zpráva zahrnuje také vyhodnocení případných záznamů o prohlídkách, zkouškách a odstraňování závad z předchozí revize, provozu a údržby. Potřebujete tedy zachovat návaznost mezi zjištěním závady a doložením nápravy.

Praktickým interním pravidlem je mít snadno dostupnou výchozí zprávu, poslední pravidelnou revizi a doklady potřebné k vysvětlení změn a odstranění závad. Jde o doporučení pro správu dokumentace, nikoli o zákonnou číselnou lhůtu pro všechny elektrorevize.

Osvědčení k zařízení I. třídy má vlastní režim uvedený v tabulce. Nezaměňujte je s osvědčením revizního technika: jde o jiný dokument.

Plyn: deset let neplatí pro celý spis zařízení

Nařízení vlády č. 191/2022 Sb. v § 14 odst. 3 písm. g odlišuje provozní doklady od výchozích podkladů. Doklady o kontrolách, pravidelném servisu, údržbě a provozních revizích se uchovávají 10 let. Doklady o zkouškách po dokončené montáži nebo rekonstrukci a o výchozích revizích se uchovávají po celou dobu provozu zařízení.

Plošné pravidlo „plyn po deseti letech vyřadit“ proto může odstranit dokumentaci stále provozovaného zařízení.

Provozní deník má podle § 14 odst. 3 písm. f nařízení vlády č. 191/2022 Sb. odlišný počátek běhu doby: uchovává se nejméně 10 let od posledního záznamu. Nerozhoduje datum založení sešitu ani datum jeho naskenování.

Při převodu deníku do elektronické evidence zachovejte celý dokument a možnost určit poslední záznam. Název souboru „starý deník“ pro rozhodnutí o vyřazení nestačí.

Stroje a požární ochrana mají vlastní pravidla

Podle § 4 odst. 3 nařízení vlády č. 378/2001 Sb. se provozní dokumentace uchovává po celou dobu provozu zařízení. Nejdříve proto určete, které dokumenty tvoří provozní dokumentaci konkrétního zařízení. Samotné stáří souboru není dostatečným důvodem k jeho odstranění.

U požární ochrany označuje § 38 odst. 2 písm. a vyhlášky č. 246/2001 Sb., o požární prevenci, zprávy o revizi nebo kontrole za doklady prokazující požární bezpečnost provozu při splnění podmínek tohoto ustanovení. Toto ustanovení samo dobu uchování neurčuje.

Desetiletou dobu z plynové agendy nepřenášejte na požární ochranu, tlaková nebo zdvihací zařízení. Pro každý druh dokumentu potřebujete vlastní podklad.

Co má zůstat dohledatelné v evidenci

Dokument musí být přiřazen ke správnému zařízení a rozsahu. Dvě revize ve stejné budově nemusí pokrývat stejnou instalaci. Novější datum proto samo nedokazuje, že nová zpráva plně nahradila předchozí.

U každého dokumentu si pro řízení archivu evidujte:

  • Druh a rozsah: čeho se zpráva, kontrola nebo osvědčení týká.
  • Důvod uchování: konkrétní ustanovení nebo schválené interní pravidlo.
  • Rozhodnou událost: například poslední záznam v deníku nebo ukončení provozu zařízení.
  • Důvod ponechání: otevřenou závadu, spor, šetření nebo nejasnou návaznost.
  • Odpovědnou osobu: kdo podmínky případného vyřazení posoudí.

To je návrh údajů pro správu dokumentace, nikoli výčet garantovaných polí aplikace. Základní vazby rozebírá článek karta zařízení: doklady, odpovědnost a další termín.

Modelový případ: nová revize a otevřená závada

Správce převezme novou zprávu a chce odstranit předchozí. Ve starší zprávě je ale závada a v samostatném servisním protokolu doklad o její opravě. Nová zpráva tuto souvislost podrobně neopakuje.

Předchozí zprávu proto neposuzujte odděleně. Nejprve propojte nález, opravu a následné ověření. Teprve potom určete, které dokumenty potřebujete ponechat a podle jakého pravidla. Pouhé označení souboru jako „nahrazený“ takové posouzení nedokládá.

Elektronická zpráva a sken nejsou totéž

Nařízení vlády č. 190/2022 Sb. v § 2 písm. f připouští listinnou i elektronickou podobu zprávy o revizi. Z této možnosti ale nelze odvodit obecné oprávnění zničit papírovou zprávu ihned po naskenování.

U elektronicky předaného dokumentu zachovejte původní soubor. Přetištění do nového PDF může odstranit elektronický podpis nebo informace potřebné k jeho ověření. U skenu posuďte před vyřazením listiny požadavky na původ, průkaznost a příslušný postup vyřazení.

Chybějící zprávu neoznačujte jako archivovanou jen proto, že v evidenci existuje její název. Další postup popisuje článek chybí revizní zpráva: rozhodovací strom.

Před vyřazením ověřte celý soubor souvislostí

Než dokument navrhnete k vyřazení, určete zařízení, druh dokladu, pravidlo uchování a událost, od které se doba počítá. Potom zkontrolujte návaznosti na závady, změny zařízení a další dokumentaci.

U školy nebo veřejné organizace předejte návrh také osobě odpovědné za spisovou službu. Provozní rozhodnutí vyřadit zařízení nepovažujte současně za schválení zničení jeho spisu.

Při změně softwaru ověřte, že převezmete skutečné soubory i jejich vazby. Seznam názvů dokumentů nenahradí dostupný archiv. Přejímací kontrolu popisuje export dat z revizního systému bez pasti.

Pokud do posuzování zapojíte AI, dodržte cyklus náhled → potvrzení → auditní stopa. Člověk musí návrh ověřit proti dokumentu a podkladu pravidla; citlivá změna se nezapíše bez vědomého potvrzení uživatele.

Časté otázky

Mohu starou elektrorevizní zprávu vyhodit, když mám novou?

Ne automaticky. Nejprve porovnejte rozsah obou zpráv a ověřte, zda starší dokument stále dokládá závadu, její odstranění nebo jinou potřebnou souvislost. Datum nové revize samo podmínky vyřazení neurčuje.

Platí deset let pro všechny plynové doklady?

Ne. Provozní doklady a výchozí podklady mají rozdílná pravidla uvedená výše. Zvlášť posuzujte provozní deník, u kterého je rozhodující poslední záznam.

Stačí, že dokumentaci uchovává revizní firma?

Nepovažujte to bez dalšího za náhradu archivu provozovatele. Ověřte, které dokumenty dodavatel skutečně má, zda jsou úplné a jak je získáte při změně dodavatele nebo ukončení spolupráce.

Je nahrání skenu důvodem ke zničení papíru?

Samo o sobě není. Dostupnost digitální kopie a splnění podmínek pro vyřazení původní listiny posuzujte samostatně.